ぽめ汰。
- ※本記事は、byus&co.より依頼を受け、実際にカシカンを使用した体験に基づき正直な感想を記しております。
- 依頼内容は使用感レビューのみとなっており、実際の体験をもとに率直な意見をお伝えしています。
会社で、物品の貸し借りを管理したことはありませんか？
「プロジェクターを使いたいけど、今誰が持ってるんだっけ？」
「このノートPC、いつ返ってくるんだろう？」
「返却期限を過ぎているけど、まだ返ってきていない……」
こういう管理、地味に面倒です。
今回、貸出管理サービス「カシカン」を実際に使ってみたので、どんなことができるのか、そして実際に使ってみてどうだったのかをレビューしてみます。
特に今回は、会社で共有する物品を管理するケースを想定して使ってみました。
カシカンとは？
カシカンは、スマートフォンやPCから利用できる貸出管理サービスです。
会社や学校、サークルなどで共有している物品を登録し、予約・貸出・返却などを管理できます。
スマートフォンから物品を登録できるほか、PCからの管理にも対応しており、ExcelやCSVを利用した管理にも対応しています。
「貸出管理」と聞くと、なんだか専用システムを導入して大げさな設定が必要そうに思えますが、実際に触ってみると、かなり手軽に始められました。
実際に登録して使ってみた
まずは無料で登録。
Googleアカウントを利用した登録が行えるので、たった１分で利用が始められました。
登録後は、実際に貸し出したい物品を登録していきます。
今回は社内の共有物を想定して、
- ノートPC
- プロジェクター
- キーボード
- モニター
などを登録してみました。
登録は、自分で画像等を登録する方法と、バーコード等を利用する方法が可能のようです。
今回は、前者の方法で実際に物品を登録してみました。
上記の画像のように名前や画像を設定するだけで物品が登録できました。
必要に応じて、予約の条件設定なども簡単に行うことができます。
このような簡単な操作で、以下のような物品一覧を作成することができました。
ここまでやってみて感じたのは、本当に簡単に貸し出しを行う物品の一覧が作成できてしまうんだなぁということ。
社内の物品管理を想定すると便利そう
ここからは、以前会社員として働いていたときのことを思い出しながら使ってみました。
会社には、社員が共通で使う物品がいろいろあります。
例えば、
- ノートPC
- モニター
- プロジェクター
- キーボード
など。
私が会社員時代に経験した「物品貸出」の面倒
こうした物品を社員が一時的に借りる場合、単純に「貸してください！」で終わるわけではありません。
「いつ借りたいのか」
「いつ返す予定なのか」
「何に使うのか」
「そもそもその期間利用可能か？」
といった情報を総務とやり取りする必要があります。
そのため私自身も、物品を借りるたびに総務とのやり取りが発生し、「めんどくさいなぁ」と感じていました。
そして恐らく総務は、それ以上にめんどくさいと感じていたと思います。
実際に仲の良かった総務の人が、「ちゃんと申請通りの日に返さない」「リマインドがめんどくさい」など愚痴をいっていました。
カシカンでは、予約状況や貸出状況を管理できるため、こうした情報を一か所にまとめられます。
例えば、社員がプロジェクターを使いたい場合。
- プロジェクターを借りたい
- ↓
- カシカンで空き状況を確認
- ↓
- 予約
- ↓
- 利用
- ↓
- 返却
という流れにできます。
予約状況は一覧から簡単に確認ができます。
また、リマインドもサービス側が行ってくれるため、総務がわざわざ返却期限を確認して、リマインドを送るなんてことも必要ありません。
カシカンを使うと何が変わる？
個人的には、「物品を管理する」というより、「物品について人に確認する作業を減らせる」ことがカシカンの便利なところだと感じました。
例えば、これまでなら、
「プロジェクターって誰が持ってる？」
と総務や担当者に聞いていたところを、カシカン上で確認できる。
「来週使いたいけど空いてる？」
という確認も、予約状況を見れば判断しやすくなる。
さらに、貸出・返却の履歴も管理できます。全貸出物の予約・利用履歴をCSVとして出力する機能も用意されています。
つまり、単純に「物品のリストを作る」だけではなく、貸し出した後の管理までまとめられるわけです。
また、QRコードを使った貸出・予約にも対応しているため、物品そのものにQRコードを貼って運用する方法もあります。
実際に使ってみて感じた良かったところ
まず、とても良いと感じたのが、「簡単にはじめられる」ことです。
そして、「なぜこのサービスを使うのか？」という疑問に対して、答えが分かりやすいことも良いところです。
「借りる側、管理者側双方のめんどくさいを解決し、時間を生み出している」
これが、このサービスの強みだと思います。
まとめ
今回、カシカンを実際に使ってみました。
正直、最初は「貸出管理ってそんなに必要なのかな？」と思っていたのですが、実際に会社での物品貸出を想定して触ってみると、過去の経験なども思い出し、このサービスの必要性に気づけました。
特に、私が以前会社員として経験したような、総務などが物品の貸出・返却を管理している環境では、管理業務の負担を減らす方法の一つになりそうです。
もちろん、実際の物品の受け渡しまで自動化されるわけではありません。
それでも、
「誰が何を借りているのか」
「いつ返す予定なのか」
「次に誰が使うのか」
といった情報をまとめて管理できるだけでも、これまで発生していた確認や連絡を減らせます。
会社の備品だけでなく、学校、PTA、サークルなど、複数人で物品を共有している環境なら、一度試してみる価値はありそうです。
「誰が持っているか分からない」「返却管理が面倒」といった問題があるなら、カシカンで一度実際の運用を試してみてはいかがでしょうか。